. LINGKUNGAN EKSTERNAL
Lingkungan Eksternal Organisasi
ü Lingkungan Langsung
Lingkungan yang mempengaruhi organisasi secara langsung (Stakeholders).
· Lingkungan Langsung Eksternal
Lingkungan langsung yang berada di luar organisasi, contoh: konsumen, pemasok, dan pesaing.
· Lingkungan Internal
Lingkungan yang langsung berada di dalam organisasi, contoh: karyawan, dewan komisaris.
ü Elemen Lingkungan Umum
Lingkungan yang tidak mempengaruhi secara langsung suatu organisasi.
a. Sosial
Demografi, gaya hidup, dan nilai sosial.
b. Variabel Ekonomi
Pertumbuhan ekonomi, inflasi, dan perubahan struktur ekonomi.
c. Variabel Politik
Peraturan pemerintah, dan perubahan struktur kepemerintahan.
d. Variabel Teknologi
Teknologi komputasi, telekomunikasi, bioteknologi, dan lainnya.
e. Dimensi Internasional = Era globalisasi
ü Model Hubungan Organisasi – Lingkungan
Pengaruh Lingkungan terhadap Organisasi
ü Lima Kekuatan Kompetisi
Menentukan daya tarik suatu industri.
· Halangan masuk produk (barrier to entry)
· Pemasok
· Pembeli
· Ancaman Substitusi
· Pesaing di Industri
ü Strategi Menghadapi Lingkungan
Ada tiga strategi:
· Mempengaruhi lingkungan langsung, misal “melobi” pemerintah, menggunakan iklan dan promosi untuk mengubah perilaku konsumen.
· Memonitor lingkungan tidak langsung, misal mengamati perubahan variabel demografis, sosial, dan ekonomi.
· Menyesuaikan diri terhadap lingkungan, misal mengubah desain organisasi agar sesuai dengan lingkungannya
ü Etika dalam Organisasi
Studi mengenai hak dan kewajiban seseorang, mengenai aturan moral yang digunakan orang dalam pengambilan keputusan, dan karakteristik hubungan antar manusia.
· Tingkat individu
· Kebijakan internal
· Stakeholders
· Masyarakat
ü Pembentukan Nilai Etika
1) Pengaruh Keluarga
Keluarga yang berperilaku etis akan mendorong seorang individu berperilaku lebih etis.
2) Pengaruh Faktor Situasional
Situasi dapat mempengaruhi perilaku etis/tidak etis.
3) Nilai, Moral, dan Agama
4) Pengalaman Hidup
5) Pengaruh Teman
ü Etika dalam Organisasi
· Hubungan organisasi dengan karyawan
· Hubungan karyawan dengan organisasi
· Hubungan organisasi dengan pihak luar
ü Argumen Pro dan Kontra terhadap Tanggung Jawab Sosial
· Argumen Pro: bisnis merupakan anggota masyarakat karena itu berkepentingan terhadap kemajuan dan kebaikan masyarakat.
· Argumen Kontra: biaya tanggung jawab sosial cukup tinggi sehingga akan mendorong harga yang lebih tinggi.
ü Pendekatan Terhadap Tanggung Jawab Sosial
· Penghindaran sosial
· Kewajiban sosial
· Respon sosial
· Kontribusi sosial
ü Manajemen Tanggung Jawab Sosial
Menggabungkan perencanaan sosial ke dalam perencanaan tahunan, mengorganisir kegiatan sosial, dan melakukan pengendalian sosial.
B. KEWIRASWASTAAN
a. Pengertian
Wiraswasta merintis usaha dari kecil, memanfaatkan kesempatan yang ada dengan cepat, suka mengambil resiko. Manajer memasuki organisasi pada saat organisasi menjadi besar, pandai mengelola persoalan organisasi yang kompleks, dan berhati-hati dalam hal resiko.
b. Arti Penting Kewiraswastawan
· Meningkatkan produktivitas
· Menciptakan teknologi baru
· Mendorong inovasi
· Membantu organisasi besar
c. Variabel Lingkungan Yang Mempengaruhi Kewiraswastawan
· Variabel Ekonomi, insentif pasar dan besarnya modal di suatu masyarakat. Modal ditentukan oleh tabungan masyarakat. Pertumbuhan ekonomi dipengaruhi oleh proporsi investasi terhadap GDP. Proporsi investasi tersebut dipengaruhi oleh keterbukaan ekonomi dan stabilitas politik.
· Variabel Sosial
o Sistem Hukum
o Budaya
o Mobilitas Sosial
d. Proses Kewiraswastaan
· Kesempatan dan Ide
Ide bisnis dapat datang brbagai situasi: saat masih kerja, karena ingin memenuhi kebutuhan hidup, dan hobi.
· Rencana Bisnis Formal
Dokumen yang disiapkan untuk mendirikan bisnis. Dapat berbentuk studi kelayakan usaha.
· Halangan Untuk Masuk
o Kurangnya pengetahuan pasar
o Jaringan kerja dan informasi yang kurang mendukung
o Modal yang kurang
· Strategi Memasuki Pasar
o Membangun perusahaan baru
o Membeli perusahaan yang sudah ada
o Franchise atau Waralaba
§ Bentuk Organisasi
o Usaha perorangan
o Firma
o Perseroan
· Faktor Penentu Keberhasilan
Faktor Penyebab Kegagalan
o Permodalan yang kurang
o Mesin atau peralatan yang ketinggalan jaman
o Tidak mampu mendeteksi perubahan pasar
o Kualifikasi pribadi yang kurang
o Kurangnya pengalaman manajerial
o Ketidakseimbangan pengalaman antara keuangan, produksi, dan fungsi lainnya
o Manajemen yang tidak kompeten
C. PERENCANAAN
ü Positif dan Negatif Perencanaan
1) Sisi Positif:
o Membantu melihat masa depan
o Koordinasi semakin baik
o Mengurangi ketidakpastian
o Lebih mendekatkan organisasi ke tujuannya
2) Sisi Negatif:
o Waktu dan tenaga ekstra
o Penekanan yang berlebihan pada perencanaan mengakibatkan ketidakseimbangan dengan fungsi lainnya.
ü Beberapa Jenis Perencanaan
· Misi menggambarkan peranan atau maksud keberadaan suatu organisasi pada masyarakat tertentu.
· Tujuan merupakan titik akhir dimana aktivitas organisasi diarahkan. Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi.
· Kebijakan merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya).
· Prosedur merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan, yang lebih mengarahkan tindakan (bukan cara berpikir).
· Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, untuk dilakukan atau tidak dilakukan.
· Program merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya, dan elemen lainnya, berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih.
· Anggaran merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka.
ü Proses Perencanaan
1) Perencanaan Strategis
Dari misi organisasi diturunkan tujuan strategis. Rencana strategis ditujukan untuk mencapai tujuan strategis. Biasanya rencana strategis ditetapkan oleh manajemen puncak.
2) Perencanaan Taktis
Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh menajemen menengah.
ü Rencana Operasional
1) Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen tingkat bawah.
2) Rencana Tunggal untuk aktivitas tidak berulang, contoh: program, proyek, dan anggaran.
3) Rencana Standing untuk aktivitas yang berulang, contoh: kebijakan, prosedur standar, dan aturan.
ü Perencanaan Situasional (kontijensi)
merupakan perencanaan yang mencakup perencanaan alternatif jika kejadian situasional muncul.
ü Perencanaan dan Tingkatan Manajemen
manajemen puncak akan lebih banyak terlibat dalam perencanaan strategis, manajemen menengah dalam perencanaan taktis, dan manajemen tingkat bawah dalam perencanaan operasional.
ü Hambatan dan Pemecahan masalah hambatan dalam Perencanaan
1) Hambatan dalam Perencanaan yang Efektif
Tujuan yang tidak tepat, tidak memahami lingkungan dan organisasi, dan tidak percaya diri.
2) Mengatasi Hambatan
Pelatihan atau bantuan untuk manajer dalam hal penetapan tujuan dan pemahaman organisasi dan lingkungan.
ü MBO (Management By Objectives)
Merupakan metode penetapan tujuan secara partisipatif yang dipopulerkan oleh Peter Drucker. MBO berangkat dari asumsi karakteristik manusia Y. Partisipasi dan komunikasi merupakan kunci MBO
ü Efektivitas MBO
Komitmen manajemen puncak, penetapan tujuan dari manajemen puncak, penetapan tujuan dan tanggungjawab individu yang jelas, partisipasi, komunikasi, otonomi dan review (evaluasi) prestasi.
ü Kelemahan MBO dan Cara Mengatasi
· Inheren pada MBO, menyerap tenaga dan waktu yang banyak, pekerjaan administratif yang banyak, proses yang rumit yang membutuhkan kemauan belajar.
· Di luar MBO yang secara teoritis dapat dihilangkan, contoh adalah komitmen manajemen puncak yang kurang, gaya manajemen yang otoriter, keterampilan hubungan manusiawi yang kurang.
ü Langkah Memecahkan Kelemahan MBO;
· Komitmen Manajemen Puncak diperkuat
· Mendorong partisipasi
· Memberi pelatihan komunikasi pada manajer yang mempunyai keterampilan hubungan manusiawi yang kurang
· Umpan balik yang efektif
· Menetapkan tujuan yang jelas
· Memberi pelatihan dalam penggunaan MBO
ü Pengertian dan Komponen Strategi
Strategi didefinisikan sebagai “penetapan tujuan jangka panjang yang mendasar dari suatu organisasi, dan pemilihan alternatif tindakan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut”.
ü Proses Perencanaan Strategis
1) Formulasi Misi dan Tujuan
· Fokus pada pasar
· Dapat dicapai
· Dapat memotivasi
· Spesifik
2) Analisis Tujuan dan Strategi Saat Ini
Tujuan dan strategi saat ini dievaluasi untuk menentukan apakah sudah sesuai dengan tujuan dan strategi seharusnya.
3) Analisis Lingkungan
Perubahan di lingkungan dianalisis untuk melihat apakah ada kesempatan strategis yang bisa dimanfaatkan.
4) Analisis Sumberdaya
Mencoba melihat kekuatan sumberdaya organisasi relatif terhadap pesaingnya, dalam mencapai tujuan organisasi dan memanfaatkan kesempatan strategis
5) Identifikasi Kesempatan Strategis
Kesempatan strategis muncul apabila ada gap (perbedaan) antara hasil yang diperoleh dengan strategi saat ini dengan hasil yang diperoleh apabila strategi lain (strategi yang seharusnya) digunakan.
6) Pengambilan Keputusan Strategis
Setelah kesempatan strategis diidentifikasi, alternatif keputusan strategis bisa dikembangkan. Kemudian alternatif terbaik dipilih.
7) Pelaksanaan Strategi
Setelah alternatif terbaik dipilih, alternatif tersebut perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
8) Evaluasi dan Pengendalian Strategis
Kemajuan pelaksanaan strategi perlu dievaluasi, untuk memastikan apakah perencanaan sesuai dengan rencana, dan apakah pelaksanaan tersebut dapat mencapai tujuan yang diinginkan.
ü Tingkatan Strategi
· Tingkat Korporasi (corporate level)
Merupakan keputusan pasar mana yang akan dimasuki.
· Tingkat Unit Bisnis (business unit)
Merupakan keputusan bagaimana bersaing pada setiap pasar.
· Tingkat Fungsional (functional level)
Merupakan keputusan bagaimana menjalankan setiap fungsi dalam organisasi.
· Strategi Tingkat Korporasi
o Pendekatan Nilai
o Pendekatan Unit Bisnis
1) Strategi Umum merupakan kerangka strategi keseluruhan yang dirumuskan oleh manajemen puncak. Contoh: integrasi vertikal, horizontal, strategi penarikan, strategi stabilitas, strategi pertumbuhan.
2) Strategi Portofolio Bisnis berawal dar unit bisnis, yaitu unit yang independen. Contoh: Matrix BCG.
ü Strategi Tingkat Unit Bisnis
1) Strategi yang dikembangkan oleh Porter dapat digunakan untuk menganalisis strategi unit bisnis. Menurut Porter, daya tarik industri ditentukan oleh lima faktor:
o Halangan untuk Masuk
o Kekuatan Pelanggan
o Ancaman Produk Substitusi
o Persaingan dalm Industri
2) Sedangkan Strategi Generik Porter ada tiga:
o Differensial
o Kepemimpinan Biaya Rendah
o Fokus
3) Strategi Fungsional
Ditujukan untuk fungsi organisasi seperti pemasaran, keuangan, produksi, sumberdaya manusia, serta riset dan penembangan.
ü Implementasi Strategi
1) Strategi dan Struktur
Menurut Chandler, struktur mengikuti strategi. Organisasi biasanya melewati tiga tahap yaitu struktur unit, fungsional, kemudian multi divisi
2) Peranan Manajer Puncak (CEO atau Chief Executive Officers)
Manajer puncak mempunyai peranan penting dalam perencanaan dan pelaksanaan strategi. Manajer puncak melembagakan strategi. Organisasi dapat mendatangkan manajer puncak dari luar atau dari dalam.
3) Memahami Hambatan Pelaksanaan Strategi
Manajer perlu memahami perencanaan dan pelaksanaan strategi.
D. Pengambilan Keputusan
a. Masalah dan Kesempatan
o Masalah : penyimpangan dari hasil yang diharapkan.
o Kesempatan: kondisi dimana kondisi tersebut memberi kesempatan bagi organisasi untuk memanfaatkan kondisi tersebut agar diperoleh hasil yang melebihi dari yang diharapkan.
b. Pengambilan Keputusan
Definisi
1) Memilih alternatif terbaik dari serangkaian alternatif terbaik dari serangkaian alternatif keputusan.
2) Proses pengambilan keputusan dimulai dari identifikasi masalah, analisis lingkungan, mengembangkan alternatif keputusan, memilih alternatif terbaik, implementasi, dan monitor pelaksanaan keputusan tersebut.
3) Tipe Keputusan
o Keputusan terprogram, yaitu keputusan terstruktur atau berulang, atau keduanya.
o Keputusan tidak terprogram, yaitu keputusan yang tidak terstruktur atau tidak berulang, atau keduanya.
c. Kepastian, Risiko, dan Ketidakpastian
Kondisi yang dihadapi manajer dalam pengambilan keputusan digambarkan sebagai garis kontinum dengan kondisi pasti pada satu titik ekstrem dan kondisi sangat tidak pasti pada titik ekstrem lainnya. Kondisi risiko dan tidak pasti berada diantara kedua titik ekstrem tersebut.
d. Pendekatan Rasional untuk pengambilan keputusan
1) Meneliti Situasi
Untuk mendefinisikan masalah. Seringkali masalah tidak terlihat atau tidak terdefinisikan secara jelas. Manajer perlu membedakan masalah dengan gejala yang tampak.
2) Mengembangkan Alternatif Pemecahan
Alternatif pemecahan diharapkan dihasilkan secara kreatif, meskipun harus diingat adanya keterbatasan (constraint).
3) Mengevaluasi Alternatif dan Memilih Alternatif terbaik
Alternatif dapat dievaluasi melalui serangkaian kreteria. Alternatif yang lulus dengan “skor” paling tinggi untuk setiap kreterianya merupakan alternatif terbaik.
4) Implementasi
Merupakan tahap yang paling sulit dalam proses pengambilan keputusan.
5) Follow Up dan Evaluasi
Monitor dan evaluasi dilakukan untuk memastikan pelaksanaan keputusan mengenai sasaran atau tujuan yang dituju. Jika tidak, peraikan harus dilakukan.
e. Alternatif Pendekatan Rasional
1) Herbert Simon berusahan menjelaskan pengambilan keputusan dari segi perilaku pengambil keputusan.
2) Model Administratif
Manajer dalam mengambil keputusan menghadapi tiga hal:
o Informasi yang tidak sempurna dan tidak lengkap.
o Rasionalitas yang terbatas
o Cepat puas
3) Heuristic
Penelitian oleh Amos Tversky dan Daniel Kahneman menunjukkan bahwa orang cenderung menggunakan model heuristic dan rule of thumb untuk menyederhanakan pengambilan keputusan. Tiga macam bentuk heuristic
o Ketersediaan
o Perwakilan
o Penyesuaian dan Achoring
4) Intuisi dan Eskalasi Komitmen
Manajer sering kali mengambil keputusan atas dasar intuisi. Manajer juga seringkali menaruh komitmen yang terlalu besar pada keputusan yang telah dibuat, sehingga keputusan yang telah dibuat akan sulit ditarik kembali.
5) Pengaruh Politik dan Etika
Politik dan Etika akan membatasi rasionalitas pengambilan keputusan.
f. Meningkatkan Efektivitas Pengambilan Keputusan
1) Tingkat Individu
i. Faktor penghalang pengambil keputusan efektif, yaitu:
o Relaxed Avoidance
o Relaxed Change
o Defensive Avoidance
o Panik
ii. Untuk menghilangkan halangan tersebut, pendekatan rasional dapat dilakukan, disamping beberapa pendekatan berikut ini:
o Menetapkan Prioritas
o Mencari Informasi yang relevan
o Hati-hatiterhadap pendekatan heuristic dan bias yang ada
2) Tingkat Kelompok
o Kelompok interaksi (beberapa orang dikumpulkan)
o Kelompok Delphi
o Kelompok Nominal
g. Pendekatan Manajemen Ilmiah
Semakin banyak dilakukan karena lingkungan yang semakin kompleks dan berubah cepat. Pendekatan tesebut diharapkan dapat meningkatkan kendali manajer atas lingkungannya.
h. Alat Peramalan
1) Arti Peramalan
Merupakan proses sistematis memperkirakan (meramalkan) kondisi masa mendatang dengan menggunakan informasi masa lalu dan informasi lain yang relevan, untuk perencanaan dan pengambilan keputusan.
2) Metode-Metode Peramalan
Metode Peramalan meliputi metode kuantitatif dan kualitatif.
3) Peramalan Kuantitatif
Peramalan kuantitatif menggunakan angka-angka untuk memperkirakan kondisi masa mendatang.
a. Ada 2 jenis:
· Time-Series, mengasumsikan tidak ada pengaruh variabel lain di luar sistem. Ada dua cara yang sederhana, yaitu:
Ø Rata-rata Bergerak
Ø Penghalusan Eksponensial
· Sebab-Akibat, mengasumsikan adanya pengaruh variabel lain terhadap variabel yang sedang kita ramal. Ada dua cara yang paling umum, yaitu:
Ø Regresi tunggal dan ganda
Ø Ekonometri
b. Peramalan Kualitatif
Menggunakan pertimbangan serta pengetahuan dan pengalaman individu atau kelompok. Ada beberapaaa metode:
· Jury of selection method
· Sales-froce-composition
· Metode Delphi
· Metode Kreteria Ganda
· Metode Evaluasi Pelanggan
Pemilihan model akan tergantung dari situasi yang dihadapi.
i. Alat Penjadwalan
a. Bagan Gantt
Dikembangkan oleh Henry L.Gantt untuk menjadwalkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.
b. PERT (Program Evaluasi and Review Technique)
Digunakan untuk menjadwalkan proyek dengan kegiatan yang saling berhubungan dan saling simultan, yang tidak dapat dijadwalkan dengan bagan Gantt. PERT meliputi beberapa langkah:
· Mengidentifikasi aktivitas yang akan dilakukan
· Mengembangkan jaringan yang memperlihatkan kaitan antara kegiatan-kegiatan tersebut.
· Menghitung waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tesebut.
E. Alat Perencanaan
a. Pendekatan Manajemen Ilmiah
Semakin banyak dilakukan karena lingkungan yang semakin kompleks dan berubah cepat. Pendekatan tesebut diharapkan dapat meningkatkan kendali manajer atas lingkungannya.
b. Alat Peramalan
1) Arti Peramalan
Merupakan proses sistematis memperkirakan (meramalkan) kondisi masa mendatang dengan menggunakan informasi masa lalu dan informasi lain yang relevan, untuk perencanaan dan pengambilan keputusan.
2) Metode-Metode Peramalan
Metode Peramalan meliputi metode kuantitatif dan kualitatif.
3) Peramalan Kuantitatif
a) Peramalan kuantitatif menggunakan angka-angka untuk memperkirakan kondisi masa mendatang.
b) Ada 2 jenis:
Time-Series, mengasumsikan tidak ada pengaruh variabel lain di luar sistem. Ada dua cara yang sederhana, yaitu:
· Rata-rata Bergerak
· Penghalusan Eksponensial
Sebab-Akibat, mengasumsikan adanya pengaruh variabel lain terhadap variabel yang sedang kita ramal. Ada dua cara yang paling umum, yaitu:
· Regresi tunggal dan ganda
· Ekonometri
4) Peramalan Kualitatif
Menggunakan pertimbangan serta pengetahuan dan pengalaman individu atau kelompok. Ada beberapaaa metode:
· Jury of selection method
· Sales-froce-composition
· Metode Delphi
· Metode Kreteria Ganda
· Metode Evaluasi Pelanggan
Pemilihan model akan tergantung dari situasi yang dihadapi.
c. Alat Penjadwalan
1) Bagan Gantt
Dikembangkan oleh Henry L.Gantt untuk menjadwalkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.
2) PERT (Program Evaluasi and Review Technique)
Digunakan untuk menjadwalkan proyek dengan kegiatan yang saling berhubungan dan saling simultan, yang tidak dapat dijadwalkan dengan bagan Gantt. PERT meliputi beberapa langkah:
· Mengidentifikasi aktivitas yang akan dilakukan
· Mengembangkan jaringan yang memperlihatkan kaitan antara kegiatan-kegiatan tersebut.
· Menghitung waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tesebut.
· Menggambarkan jaringan
· Menganalisis jaringan kerja. Mengidentifikasi jaringan kritis.
· Menggunakan jaringan untuk pengendalian proyek.
d. Alat Pembantu Pengambil Keputusan
1) Matiks Pay-Off
Terdiri dari beberapa alternatif dengan kemungkinan hasil (probabilitas) untuk setiap alternatifnya. Hasil yang diharapkan kemudian dapat dihitung, dan dapat membantu pengambilan keputusan.
2) Programasi Linier
3) Merupakan teknis optimasi untuk mencari kombinasi bahan baku atau sumber daya yang optimal, yang dipakai untuk memperoduksi produk-produk tertentu.
4) Analisis Titik Impas (Break-Even)
5) Menghitung unit penjualan yang diperlukan agar pendapatan sama dengan biaya (keuntungan sama dengan nol), Biaya dikelompokkan menjadi biaya variabel dan biaya tetap.
6) Pohon Keputusan (decision tree)
Merupakan teknis yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan yang mempunyai urutan (rangkaian).
F. Komponen Struktur Organisasi
1. Wewenang
· Pandangan Klasik
ü Wewenang datang dari atas yang kemudian diturunkan ke tingkat yang lebih bawah.
ü Manajer memperoleh wewenang memerintah dari tingkatan yang lebih tinggi (pemegang saham), dan karyawan mempunyai kewajiban melaksanakan perintahnya.
· Pandangan Penerimaan
ü Fokus pada karyawan.
ü Penerima perintah bersedia menjalankannya karena dia menerima perintah tersebut. Wilayah penerimaan merupakan wilayah dimana seseorang bersedia menerima perintah.
· Wewenang Lini dan Staff
ü Wewenang Lini dimiliki oleh Manajer Lini yang mengambil keputusan untuk mencapai tujuan organisasi secara langsung.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar